ITエンジニアが英語を使う場面は、 会議だけではありません。 海外ベンダーへの問い合わせ、障害連絡、 TeamsやSlackでの確認、進捗フォローなど、 「書く英語」を使う機会も多くあります。
英文メールでは、難しい表現を使うよりも、 「何が起きているか」「何をしてほしいか」「いつまでに必要か」を 短く明確に伝えることが重要です。
ITの英文メールは3つを意識する
長い英文を書く前に、相手へ伝える情報を整理します。
何が起きているのか。
相手に何をしてほしいのか。
次に何をするのか、いつまでに必要なのか。
まず覚えたいIT英文メールの基本表現
多くのメール・チャットで繰り返し使える表現です。
この問題をご調査いただけますでしょうか。
現在の状況をご確認いただけますでしょうか。
状況についてアップデートをいただけますでしょうか。
問題が解消したことを確認しました。
追加情報が必要でしたらお知らせください。
以下の件についてフォローアップしています。
海外ベンダーへ調査を依頼する
問題だけを書くのではなく、発生状況と実施済みの確認も伝えます。
Hi Support Team,
We are currently experiencing a connectivity issue affecting several users.
We have already checked the local network configuration and confirmed that there are no recent configuration changes on our side.
Could you please investigate the issue and let us know if you find anything?
Please let us know if you need any additional logs or information.
Best regards,
「問題 → 実施済みの確認 → 調査依頼 → 必要なら追加情報を提供する」 の順にすると、相手が次に何をすればよいか分かりやすくなります。
障害発生を英語で共有する
障害連絡では、原因が分からない段階で断定しないことも重要です。
We are currently investigating an issue affecting access to the service.
The issue started at approximately 10:30 AM.
Several users have reported that they are unable to connect.
Our team is investigating the issue and we will provide an update once we have more information.
進捗を確認・催促する
相手を責める表現ではなく、「状況を知りたい」という形にすると使いやすくなります。
以下の依頼についてフォローアップしています。
現在の状況を教えていただけますでしょうか。
解決までのおおよその見込みを教えていただけますか。
本件を優先してご対応いただけますと幸いです。
Teams・Slackではもっと短くていい
チャットでは、メールよりも簡潔な文章が使われます。
時間があるときに確認してもらえますか。
これについて何か進捗ありますか。
念のため確認ですが、このまま進めて大丈夫ですか。
確認ありがとうございます。
確認してまた連絡します。
問題は解消したようです。
会議の日程を調整する
IT案件では、ベンダーや海外拠点との会議調整も頻繁に発生します。
We would like to schedule a meeting to discuss this issue.
Would you be available tomorrow between 2:00 PM and 4:00 PM?
Please let us know what time works best for you.
明日の午後はご都合いかがですか。
会議をリスケできますでしょうか。
後ほど会議招待をお送りします。
以下のリンクから会議へご参加ください。
英文メールは短く、結論を先に書く
日本語メールの文章構成をそのまま英訳すると、長くなることがあります。
We are currently experiencing a network issue.
Could you please investigate the issue?
We have already checked the firewall configuration.
Please let us know if you need any additional information.
IT英文メールでよく使う動詞
難しい単語より、基本的な動詞を使いこなす方が実務では役立ちます。
英文メール・チャットを学べる英語サービス
「書く」「話す」「日本語で理解する」など、自分の弱点から選びます。
ベストティーチャー
英文を書く力と、実際に話す力を一緒に伸ばしたい人向け。
ITの仕事で使う英文を「書いて終わり」にしない
ベストティーチャーでは、 自分で英文を作成して講師から添削を受け、 その英文を使ってSpeakingの練習へ進みます。
英文メールだけでなく、 海外ベンダーへの説明や会議など、 同じ内容を口頭でも説明できるようにしたい人と相性があります。
海外ベンダーへの問い合わせ、障害報告、 英文メール・チャットなどを書きながら、 その内容を会議でも英語で説明できるようになりたい人。
ワールドトーク
英語の文法や表現を日本語でも確認しながら学びたい人向け。
「なぜこの英文になるのか」を日本語で確認できる
英文メールを学び始めたばかりの場合、 添削結果を見ても、 なぜその表現になるのか分からないことがあります。
ワールドトークは日本人講師を強みとしているため、 英語だけでは理解しにくい文法や表現について 日本語で質問しながら学びたい場合の選択肢になります。
英文メールをこれから使い始める人や、 自分の英文がなぜ不自然なのかを日本語でも理解したい人。
レアジョブ英会話
英文で理解している内容を、実際に口頭でも使えるようにしたい人向け。
メールで書ける英語を会議でも使えるようにする
メールでは時間をかければ英文を書けても、 会議になると同じ内容を英語で説明できないことがあります。
レアジョブ英会話は、 オンラインで英語を話す機会を作り、 日常的にスピーキングを練習したい場合の候補です。
英文メールはある程度書けるものの、 海外メンバーとの会議やベンダーとの会話になると 英語が出てこない人。
ベルリッツ
メールだけでなく、会議やプレゼンなどビジネス英語全体を伸ばしたい人向け。
英文メールの先にあるグローバル業務まで考える
海外との仕事が増えると、 メールやチャットだけでなく、 会議、プレゼンテーション、 説明や質疑応答などにも英語が必要になります。
広告主情報では、 ベルリッツはミーティングやプレゼンなど、 実際のビジネスシーンを想定したレッスンにも対応しています。
海外拠点との仕事が増えてきており、 メールだけでなく会議・プレゼン・説明まで ビジネス英語全体を強化したい人。
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書く英語だけでなく、会議・面接・海外キャリアへつなげていきましょう。
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